Menyusun Detail Jobdesc Sekretaris
Menjadi seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan memang tidak semudah menjadi seorang sekretaris pribadi. Jika sekretaris pribadi mungkin identik dengan seorang pengatur jadwal pimpinannya, menerima telepon dan surat-surat, tapi seorang sekretaris perusahaan memiliki detail pekerjaan yang lebih dari itu.
Seorang sekretaris perusahaan bisa menjadi seorang wakil pimpinan dalam beberapa hal. Dan harus mempunya pengetahuan yang baik mengenai perusahaan, baik terkait visi dan misi, atau tujuan dan hasil yang harus dicapai oleh perusahaan.
Untuk itu dalam postingan kali ini, kita akan mengetahui detail dari job description seorang Sekretaris perusahaan. Untuk lebih lengkapnya, mari kita simak penjelasannya berikut ini:
1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direktur, berkaitan dengan operasional dan pengembangan perusahaan.
- Dalam hal rekrutmen karyawan, seyogyanya menyesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan finansial perusahaan. Selektif dalam rekrutmen dengan memilih SDM yang handal dan loyal.
- Memberikan masukkan terkait kondisi keuangan perusahaan, bekerjasama dengan bendahara perusahaan.
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin perusahaan.
- Memastikan perusahaan sudah mendapatkan perizinan dalam setiap aspek penting yang harus ada dalam sebuah perusahaan.
- Segera mengurus pengajuan perizinan jika ada aspek perizinan baru yang harus diajukan atau diurus perpanjangannya jika masa berlaku sudah hampir habis.
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.
- Memastikan seluruh berkas asli dokumen perusahaan tersimpan dengan baik, rapi, dan aman dari kerusakan fisik baik terkena air, api, rayap dan yang lainnya.
- Menyimpan dokumen asli perusahaan dalam sebuah map folder yang terjaga dengan baik kemananan dan kerahasiannya.
- Melalukan scanning kepada semua dokumen penting dan menyimpan filenya dengan rapi, baik melalui server, hardisk computer, atau hardisk external.
- Mengcopy seluruh dokumen penting yang sering dibutuhkan sebagai syarat mengurus perizinan lain atau kebutuhan lain yang membutuhkan syarat penyertaan dokumen perusahaan semisal pembukaan rekening bank.
4. Membangun jaringan kerja sama yang paling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder.
- Melakukan kunjungan dan silaturahmi dengan berbagai pihak yang berkaitan dan berkepentingan dengan perusahaan.
- Menjalin hubungan yang baik dengan stakeholder internal (pemegang saham, Direktur, Manager, seluruh karyawan beserta keluarganya) dan juga stakeholder eksternal (pendengar, pemerintah (dinas, pemkot, pemkab, DPRD, kepolisian, TNI, dll) yayasan, masyarakat di sekitar perusahaan, tokoh masyarakat dll)
- Mengadakan kerjasama yang baik dengan perusahaan rekanan yang saling menguntungkan, semisal dengan pihak Bank Syariah, Provider, PLN, dll.
5. Mengupayakan kelancaran agenda Direktur.
- Melakukan inventarisasi kegiatan Direktur untuk jangka pendek (harian, pekanan) dan jangka panjang (bulanan, tahunan)
- Mengetahui semua agenda kegiatan Direktur setiap hari.
- Mencatat semua agenda yang akan dikerjakan oleh Direktur setiap harinya.
- Memberitahukan dan mengingatkan agenda kegiatan yang akan dikerjakan oleh Direktur
- Melakukan pencatatan dari seluruh hasil kegiatan yang telah dilakukan Direktur.
6. Mengkomunikasikan kebijakan Perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal.
- Mensosialisasikan kebijakan, himbauan, dan peraturan yang dikeluarkan oleh Direktur kepada seluruh karyawan perusahaan.
- Melaporkan seluruh kebijakan, himbauan, peraturan yang telah dikeluarkan dan disahkan oleh Direktur kepada para pemegang saham, komisaris, ketua yayasan dan jika diperlukan kepada badan pengawas dan Pembina.
7. Mengkoordinasikan sistem informasi perusahaan.
- Bertanggungjawab membuat dan mengawasi group whatsapp seluruh karyawan dan juga WAG khusus setiap divisi.
- Bertanggungjawab membuat dan mengawasi jalannya email, website, akun medsos, nomor SMS/Whatsapp khusus on air dan broadcast radio.
8. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Bertanggungjawab mengumpulkan dan menyusun laporan harian, pekanan, bulanan dan tahunan dari pekerjaan seluruh divisi yang ada di Radio.
- Bersama dengan Bendahara mengumpulkan bahan dan menyusun laporan keuangan bulanan dan tahunan.
9. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk komisaris, pemegang saham dan pihak lain yang berkepentingan.
- Menyampaikan laporan kegiatan setiap bulan kepada komisaris, pemegang saham dan pihak lain yang berkepentingan.
- Bersama dengan Bendahara menyampaikan laporan keuangan bulanan dan tahunan kepada kepada komisaris, pemegang saham dan pihak lain yang berkepentingan.
10. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan / administrasi perusahaan.
11. Bertanggung jawab atas keluar-masuk arsip/dokumentasi surat-surat perusahaan.
- Membuat surat untuk pihak internal dan eksternal perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan Direktur.
- Menyampaikan dan mencatat surat keluar.
- Mencatat dan mengarsipkan surat yang masuk dan tertuju kepada Direktur dan memiliki kepentingan dengan perusahaan.
- Melakukan follow up untuk surat masuk setelah melaporkannya kepada Direktur radio.
12. Menyiapkan laporan kegiatan sekretaris secara benar dan tepat waktu.
- Bertanggungjawab membuat laporan harian, pekanan, bulanan dan tahunan dari pekerjaan Sekretaris secara khusus untuk disampaikan kepada Direktur.
Demikian penjelasan mengenai detail jobdesc dari seorang sekrataris perusahaan. Semoga bermanfaat!
Latest posts by manageRadio (see all)
- Pentingnya Pengecekan Masa Berlaku Perizinan Lembaga Penyiaran - August 23, 2023
- Bagaimana membangun citra stasiun radio anda - February 20, 2023
- Bagaimana memilih Staf Pemasaran Radio - January 30, 2023
- Cara Membuat Surat Permohonan ISR dan Kesanggupan Bayar BHP Frekuensi Radio - January 28, 2023
- Bijak menyikapi perkembangan dakwah melalui Media - January 27, 2023
Leave a Reply