Mengenal Administrasi Kantor Radio
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Adapun untuk kantor radio sendiri biasanya ada tambahan yaitu pekerjaan administrasi siaran. Nah, bagaimana perincian dari masing-masing pekerjaan administrasi di kantor radio? Yuk kita simak dibawah ini!
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam/security yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan kantor studio radio. Dua petugas ini akan berjaga secara bergantian (sistem shift). Idealnya harus ada 3 petugas keamanan. Tapi tergantung kebutuhan dari setiap stasiun radio juga sih, ada yang memang punya security tetap khusus kantor radio. Ada yang kantor studionya di ruko atau nyewa gedung/mall, biasanya gak punya petugas keamanan khusus karena sudah menyatu dengan gedung/ruko/mall tersebut, bahkan ada yang mungkin tidak punya petugas keamanan tapi office boy aja yang sudah meliputi semuanya baik kebersihan dan keamanan yang biasanya office boy ini nginap juga di kantor radio hehe.
Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan. Ini bisa juga diwakili oleh satu Office Boy jika memang semua pekerjaan bisa dirangkap mulai dari jagain kantor dan studio, untuk petugas kebersihan dan juga untuk kru yang diminta untuk mengerjakan sesuatu sesuai perintah baik dari atasan atau karyawan lain.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon. Biasanya sih ada recepsionis, tapi bisa juga merangkap dengan staff administrasi yang mungkin berada di bagian depan kantor/studio.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, membuat laporan bulanan keadaan/kinerja pegawai, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. Biasanya ada bagian HRD khusus, tapi untuk stasiun radio kecil bisa dirangkap oleh bagian administrasi saja.
D. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb, membuat RAPBR bersama dengan pimpinan, pengadaan ATK/operasional kantor, dan lain- lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
E. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
F. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jika terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada. Tapi bisa juga sih meminta Office Boy untuk mengerjakan tugas ini atau kepada staff umum.
G. Administrasi Siaran
Pekerjaan yang meliputi kegiatan administrasi siaran, adalah pencatatan jalannnya siaran, absensi penyiar dan narasumber, pencatatan log iklan dan lain-lainnya yang berhubungan dengan kegiatan siaran di radio tersebut.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang ada di stasiun radio. Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas Insya Allah nanti akan dibahas pada artikel tentang tugas-tugas administrasi perkantoran.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan.
Semoga bermanfaat. Sumber dari internet dan tulisan sendiri ^^
Latest posts by manageRadio (see all)
- Pentingnya Pengecekan Masa Berlaku Perizinan Lembaga Penyiaran - August 23, 2023
- Bagaimana membangun citra stasiun radio anda - February 20, 2023
- Bagaimana memilih Staf Pemasaran Radio - January 30, 2023
- Cara Membuat Surat Permohonan ISR dan Kesanggupan Bayar BHP Frekuensi Radio - January 28, 2023
- Bijak menyikapi perkembangan dakwah melalui Media - January 27, 2023
Leave a Reply